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    【快普智享匯】快普助力工程項目企業管理進一步騰飛!

    上海某科技有限公司(以下簡稱公司)成立于2008年9月,公司的業務主營兩大模塊:計算機系統集成與通信系統集成。以網絡信息化項目、云計算、視頻會議、無線維保、機房建設、弱電、綜合布線等為主。公司主要代理華三系列產品,堅持以客戶為中心,為客戶提供從規劃、設計、施工、維護全過程的專業集成服務,有大量的網絡工程項目規劃、實施和系統維護經驗。公司自成立以來,通過不懈的努力與追求,將工程服務網絡覆蓋至全中國,在國內數十個地區建立了分支機構,在上海業內享有盛譽。

     

    一、客戶挑戰&訴求

     

      1、商機管理:商務人員商機的跟進情況以及項目立項之前的全過程,領導者都沒有一個很好的管控。之前是采用填寫EXCEL表格的形式,文檔內容整理困難,并且不能有很好的歸檔,領導看到的數據嚴重滯后。

     

      2、投標管理:在項目立項以后針對招標的機構、招標的資質、項目人力分配都急需規范化管理。同時進行的招標項目多,時間分布與人員安排都是極大的挑戰。公司缺乏對項目的投標過程分析,投標保證金是否已經退回等問題難以實時追蹤。

     

      3、成本估算:為了及時的進行投標報價,公司需要做準確的成本估算。大部分的項目需要采購的商品型號達到幾百甚至上千種,投入的成本計算困難。經常出現好幾個項目同時進行,項目大小不一、采購品類、采購量也不相同,急需按照各個項目進行獨立的成本估算。項目材料由于市場波動較大,需要對外進行詢價、貨比三家,難以管控整個詢價過程。

     

      4、項目預算:針對預算公司原有的管理形式基本都是依靠項目經理直接進行把控,會出現預算超支,投入太大的情況,無法保證項目的利潤,公司對于每個項目的投入沒有一個合理的管控,成本難以控制。

     

      5、文檔管理:使用紙質合同與WORD文件,容易遺忘丟失。包括各個項目的質保金、現場簽證單以及各種單據都缺少完整的文檔管理流程及制度,可能到了驗收才發現文檔缺失或無效。

     

      6、實施過程管控:在項目實施過程中,如何讓公司領導和項目甲方客戶實時便捷的查詢施工進度及現場情況,及時發現并解決項目現場出現的應急問題,是公司管理上一直存在的困擾。實施完每個項目,相當于一種經驗積累沉淀,可以為后續的項目提供借鑒,因此每個項目的實施施工過程都應該有記錄。

     

      7、工程結算與項目利潤分析:按照合同約定的收款計劃是否已經到期、項目的質保金是否到期,整個項目運行實施后是否盈利,盈利額為多少,利潤率多高等等,事后需要投入大量的人力進行數據統計分析,核算整個項目的利潤。

     

      8、人員外出管理:項目分布在各處,很多項目經理和維保工程師都是在外辦公,領導難以管控外出人員項目現場的工作狀況(如:考勤、項目日志)、外出人員無法實時了解庫存情況、及時申請項目零星費用等工作協同,以上事項基本是通過電話和微信溝通的,效率與客戶滿意度較低。

     

      9、運維階段:項目實施完進入運維階段,故障需要報修,通過電話報修完之后,用戶不清楚公司是否有及時響應,工程師是否出發;同時也沒有較好的維修記錄沉淀,做數據分析的時候也不清楚哪個品牌型號的機器故障率較低,哪些機器穩定性較好,都無法很好的進行統計。

     

      二、快普解決方案

     

      1、商機管理:商務人員開發客戶的時候可以在系統新增客戶信息、制作拜訪計劃、提交線索生成商機??炱障到y可提供銷售漏斗分析,包含每個商機的跟進階段、機會數以及預簽金額等。領導可以隨時查看每個商務人員在跟的有哪些商機,多長時間沒有進展,是否需要協助開發等。

     

      2、投標管理:通過快普系統進行招標信息的維護,填寫招標機構、招標資質、項目經理的分配以及預算金額等等。并對投標進度進行管理,包括項目完結后的總結管理。同時設有保證金預警,及時提醒相關人員查閱保證金是否已經退回。

     

      3、成本估算:在系統中導入整個項目所需的材料清單,選擇具體的施工方案,進行成本的匯總。多個項目同時進行時,可以按照各個項目做相應的成本估算??炱罩С终麄€請購-詢價過程的追蹤管理,對項目采購的嚴格管理。如果成本投入資金是公司所能接受的,估算后可及時的進行報價,做下一步談判。

     

      4、項目預算:可自行選擇是否對于項目成本進行嚴格控制,對于較大的項目,選擇嚴控之后,所有的采購、供貨的費用都由項目供貨清單或者費 用清單生成。如果超出費用預算就需要申請采購,領導審批之后才能進行采購、供貨,達到對于項目經理、采購人員以及項目成本的嚴格控制,尤其適用以項目型為主的公司。

     

      5、文檔管理:通過投標信息單可登記投標保證金、標書費用等;工程合同臺賬模塊可以提供質保金到期提醒,以及整個項目的報價匯總,工程明細以及收支計劃等工程項目時常存在合同變更的情況,也會涉及到供貨的變更。系統支持合同變更記錄,包括重要的現場簽證單的保存,一系列的過程文檔都會有相應的整理歸納?! ?/p>

     

      6、實施過程管控:項目實施階段,通過系統制作項目任命單,對實施總監、執行總監、分管財務等角色進行分配??蓪隬BS模板,制作項目計劃。WBS模板是系統指根據各個公司的實際情況設定的整個項目實施流程。通過這個項目計劃領導可以實時監控整個項目的進展情況。通過填寫項目日志,項目經理或者維保人員可以提交日常工作情況與異常問題,特別是異常問題的記錄,例如:報警異常,處理情況等。相關人員可以實時查看哪些是異常問題是未處理的,已處理的問題處理過程是如何的,后續也是一種經驗的累積?!?/p>

     

      7、工程結算與利潤分析:可根據收款單與現場簽證單進行工程項目結算,按照合同簽約的收款計劃如果到期,系統會自動進行提醒收款。公司的質保金如果到期也會有相應的提醒。提醒相關人員查詢質保金是否已經退回,如果退回的話就可以在系統里面進行核銷。項目利潤分析報表則提供整個項目跟進下來的預算利潤、估算成本、實際利潤、實際材料成本等?! ?/p>

     

      8、人員外出管理:快普移動APP可以協助外出人員進行項目施工現場的簽到、庫存查詢、費用申請以及一系列的請假調休等。方便外出人員的移動辦公以及公司領導對于項目經理維保人員的工作監督?!?/p>

     

      9、運維階段:項目實施完進入維保服務階段,快普服務通可支持客戶在微信上進行報修,電腦端對技術人員進行派單以后,客戶的微信端可實時查看公司是否響應,是否已經派單給工程師包括整個維修的進度等等,極大的提高了客戶滿意度。每次維修完之后填寫維修記錄,也能很好的為各機器故障率以及其他的數據分析提供素材。

     

      三、客戶評價

     

      使用了快普軟件以后,公司各個項目都得到很好的支持:從售前到實施運維達到了全方位的管理。項目成本和資金的管控更加嚴格到位,整個項目的實施過程也有很好的經驗沉淀。項目的成果文件以及相關文檔的管理要更加清晰。使用移動端,各部門的協同辦公效率有極大的提高。探索快普--讓公司工程項目管理更上一層臺階!

     

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